Se utilizzi la Web App Qualitando, sai quanto sia importante rendere ben visibili i QR Code per promuovere i servizi della tua struttura e favorirne l’utilizzo da parte degli ospiti.
Per aiutarti, abbiamo preparato una serie di materiali promozionali già pronti nei formati A4, A5 e biglietto da visita, che puoi personalizzare con il logo, il QR Code e la palette colori della tua struttura.
Puoi visualizzare un esempio a questo link. Se desideri ricevere i file editabili Canva, contatta il tuo referente Qualitando.
In questa guida ti mostriamo, passo dopo passo, come creare il QR Code della tua Web App, scaricare il logo e personalizzare i materiali grafici.
Come creare un QR Code
Accedi alla dashboard con le tue credenziali.
Apri la sezione Web App e clicca su Crea QR Code.
Inserisci il nome del servizio da associare al QR Code.
Clicca su Crea e poi su Scarica per salvarlo sul tuo dispositivo.
Come scaricare il logo della Web App
Accedi al menu Società → Dati aziendali → Logo, immagini e colori.
Posiziona il cursore sul logo della Web App.
Fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona Salva immagine con nome.
Come personalizzare il modello Canva A4
Clicca su Caricamenti.
Carica o trascina il logo della Web App.
Trascina il logo all’interno della cornice dedicata.
Ripeti la stessa operazione per il QR Code.
Come personalizzare il modello Canva A5
Clicca su Caricamenti.
Carica o trascina il logo della Web App.
Trascina il logo all’interno della cornice dedicata.
Ripeti la stessa operazione per il QR Code.
Come personalizzare il modello Canva formato biglietto da visita
Clicca su Caricamenti.
Carica o trascina il logo della Web App.
Trascina il logo all’interno della cornice dedicata.
Ripeti la stessa operazione per il QR Code.
Come modificare i colori del materiale
Seleziona la pagina del modello che desideri modificare.
Scegli il colore che preferisci oppure utilizza il contagocce (Color Picker).
Seleziona titoli e testi per modificarne il colore.
Se desideri annullare un’operazione, clicca su Annulla.
Con questa breve guida vogliamo aiutarti a configurare correttamente i tuoi ambienti, così da garantire comunicazioni più efficaci, professionali e sicure.
Configurazione email e link Qualitando su Booking.com
Per proteggere gli ospiti da tentativi di phishing e garantire la corretta consegna delle comunicazioni, Booking.com richiede alle strutture di autorizzare indirizzi email e domini utilizzati nei messaggi automatici.
Dove configurare le autorizzazioni?
Accedi alla tua extranet Booking.com e vai nella sezione: “Impostazioni di sicurezza”
Nella sezione “I link che hai approvato” aggiungi tra i domini consentiti:
Aggiungi tra i domini consentiti:
*.qualitando.com
*.qualitando.email
holidaycheck.com
Tripadvisor.com
N.B. Questa configurazione è un esempio fatto su booking.com, ti suggeriamo di controllare e modificare anche gli extranet delle OTA che utilizzi abitualmente.
Senza questa approvazione potresti perdere recensioni
Molti ospiti che prenotano dai portali usano un indirizzo email temporaneo. Se i domini holidaycheck.com e tripadvisor.com non sono tra quelli approvati, il link di pubblicazione può risultare bloccato e la recensione dell’ospite non arriva mai sul portale.
Come migliorare la deliverability delle comunicazioni OTA
Quando un messaggio transita attraverso piattaforme OTA come Booking.com, alcuni link presenti nelle email possono essere modificati, limitati o resi non cliccabili dai sistemi di sicurezza della piattaforma.
In questi casi, l’Ospite potrebbe:
non riuscire ad aprire correttamente il questionario;
non visualizzare il messaggio nel browser;
interrompere il flusso di compilazione.
Per prevenire queste problematiche, i template standard Qualitando integrano già specifici accorgimenti tecnici studiati per preservare la corretta funzionalità dei link anche dopo il passaggio attraverso le OTA.
Quando è necessario verificare manualmente le configurazioni
Ti consigliamo una verifica aggiuntiva se utilizzi:
questionari con testo inviti personalizzati
Automation Mail con template personalizzati già configurate in passato.
In questi casi sarà possibile applicare facilmente il medesimo accorgimento tecnico seguendo la procedura illustrata nella nostra videoguida dedicata.
Perché questa configurazione è importante
Una corretta configurazione permette di:
migliorare la deliverability delle comunicazioni;
ridurre il rischio di blocchi o limitazioni da parte delle OTA;
aumentare la sicurezza delle comunicazioni inviate agli Ospiti;
proteggere il cliente finale da possibili tentativi di phishing;
migliorare il tasso di apertura e compilazione dei questionari.
Per qualsiasi dubbio o supporto nella configurazione, il Team Qualitando resta a completa disposizione.
Dal 1° novembre 2026 Qualitando attiva una nuova funzione che ti aiuta a mantenere la compliance con il GDPR, in particolare quando il consenso marketing è scaduto e non è stato rinnovato.
L’obiettivo è permetterti di conservare le statistiche utili alla tua struttura, senza mantenere i dati personali dei contatti che non hanno più un consenso valido.
Prima dell’attivazione potrai comunque verificare le impostazioni in dashboard, modificarle oppure lasciare i valori di default.
Cos’è l’anonimizzazione dei contatti?
L’anonimizzazione è il processo con cui un contatto viene svuotato dei dati personali e dei riferimenti che permettono di identificarlo.
La scheda non viene cancellata del tutto da Qualitando, ma perde tutte le informazioni riconducibili alla persona. Nello specifico, vengono rimossi dati come:
indirizzo e-mail
nome e cognome
numero di telefono
altri riferimenti identificativi associati al contatto
Dopo l’anonimizzazione non sarà più possibile riconoscere né contattare la persona, e la scheda resta a sistema solo per fini statistici.
Si tratta di un’operazione definitiva: una volta completata, i dati rimossi non potranno essere ripristinati.
Le impostazioni ti aiutano a gestire i tempi di conservazione dei dati, ma vanno configurate da te come titolare del trattamento, in base alla tua privacy policy, alle finalità del trattamento e agli eventuali obblighi normativi applicabili.
Come si collega alla gestione automatica dei consensi marketing
L’anonimizzazione parte dalla gestione dei consensi, di cui abbiamo già parlato qui.
Quando un consenso si avvicina alla scadenza, Qualitando gestisce automaticamente le comunicazioni di rinnovo, in base alle regole configurate e alle interazioni recenti del contatto. Se il contatto rinnova, la data di scadenza viene aggiornata e le comunicazioni proseguono normalmente.
Se invece il consenso scade senza essere rinnovato, quella data diventa il punto di partenza per calcolare quando anonimizzare il contatto, secondo il numero di mesi impostato in dashboard.
Ad esempio, con l’anonimizzazione fissata a 12 mesi, un contatto con consenso scaduto verrà anonimizzato una volta trascorsi 12 mesi dalla scadenza. Se il consenso viene rinnovato prima, la data si aggiorna e il conteggio riparte.
Perché è importante in ottica GDPR
Il GDPR richiede che i dati personali siano trattati secondo i principi di minimizzazione e di limitazione della conservazione.
La minimizzazione prevede che i dati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto allo scopo per cui vengono trattati. La limitazione della conservazione richiede invece di non conservarli più a lungo del necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti.
Per rispettare questi principi, Qualitando ti permette di definire tempi chiari per l’anonimizzazione dei contatti con consenso scaduto.
Come configurare i valori in dashboard
Abbiamo preparato una video guida per supportarti nelle modifiche qualora ritenessi i valori de dafault non adeguati:
I parametri da configurare sono due.
Dopo quanti mesi dalla scadenza del consenso vuoi anonimizzare i contatti?
Indica dopo quanti mesi dalla scadenza del consenso marketing il contatto dovrà essere anonimizzato. Il valore di default è 12 mesi: un contatto con consenso scaduto verrà quindi anonimizzato dopo 12 mesi dalla scadenza. Il conteggio parte sempre dalla data di scadenza.
Per quanti mesi vuoi conservare lo storico delle comunicazioni inviate al contatto?
Indica per quanto tempo conservare lo storico delle comunicazioni inviate. Il valore di default è 48 mesi: lo storico verrà quindi mantenuto per 48 mesi e, trascorso questo periodo, non dovrà più contenere dati personali o riferimenti che permettano di identificare il contatto.
Cosa succede ai consensi già scaduti?
Alla prima attivazione, Qualitando verificherà anche i contatti con un consenso già scaduto.
Se in quel momento saranno presenti contatti con consenso scaduto da più tempo rispetto al periodo configurato, anche questi rientreranno nel processo di anonimizzazione. Ad esempio, con l’anonimizzazione fissata a 12 mesi, i contatti con consenso scaduto da oltre 12 mesi verranno anonimizzati.
Questa verifica avverrà una sola volta, alla prima attivazione prevista dal 1° novembre 2026, per allineare i dati già presenti alle nuove regole.
Da quel momento il sistema lavorerà in automatico, contatto per contatto, man mano che matureranno le condizioni previste: scadenza del consenso, mancato rinnovo e superamento del numero di mesi impostato.
Perché la scheda resta a sistema dopo l’anonimizzazione
La scheda non viene eliminata perché è utile a mantenere le statistiche della piattaforma.
In questo modo puoi continuare a consultare dati aggregati e informazioni utili alla tua attività, senza conservare i dati personali del contatto. L’anonimizzazione ti consente così di preservare lo storico, evitando che la cancellazione completa delle schede alteri la lettura dei dati.
Il Widget Qualitando permette di mostrare direttamente sulle pagine del tuo sito un badge ufficiale con la media punteggio reale espressa dagli ospiti che hanno effettivamente soggiornato presso la struttura.
Questo strumento rappresenta un importante elemento di fiducia e valorizzazione reputazionale per gli utenti che visitano il sito, contribuendo a rafforzare la percezione positiva dell’hotel già nelle prime fasi del processo di prenotazione.
Passando il mouse sopra il widget, gli utenti potranno inoltre visualizzare nel dettaglio anche le medie punteggio delle singole sezioni del questionario di gradimento, evidenziando in modo trasparente i principali punti di forza della struttura.
Di seguito ti elenchiamo gli step per configurare il widget sul tuo sito internet
1. Accedi alla sezione Widget
Vai su Marketing → Certificato e guestbook e dal menu di destra seleziona Widget.
2. Copia lo script
Nella schermata trovi un box con il codice da incollare sul sito. Copialo per intero, senza modificarlo.
Se il sito è gestito da una web agency o da uno sviluppatore, invia loro il codice e chiedi di inserirlo all’interno delle pagine del sito in cui vuoi mostrare il widget. Consigliamo di inserire lo script prima della chiusura del tag </body>, in modo che venga caricato correttamente dopo il contenuto principale della pagina.
Posizionamento del badge
Il badge è responsive e si adatta automaticamente alla dimensione dello schermo. I parametri xs, sm, md e lg permettono di definire posizione e dimensione del widget su dispositivi diversi.
⚠️ Non modificare l’indirizzo dello script né l’identificativo del certificato. Modifiche non corrette potrebbero impedire la visualizzazione del widget.
Versioni del badge disponibili
Il widget Qualitando è disponibile in due varianti differenti: Small e Large. Si differenziano principalmente per dimensioni e impatto visivo.
1. Badge Small
La versione Small è più compatta e discreta. È ideale per chi desidera integrare il widget all’interno del sito senza occupare troppo spazio, ad esempio nelle pagine interne o nel footer.
2. Badge Large
La versione Large ha invece una presenza grafica più evidente ed è pensata per dare maggiore risalto alla reputazione della struttura. È consigliata soprattutto nelle pagine ad alta visibilità, come homepage o landing page.
Verifica finale
Dopo l’inserimento, apri il sito da desktop e da smartphone per verificare che il badge sia visibile, correttamente posizionato e non copra elementi importanti della pagina.
Se devi importare una lista di nominativi su Qualitando, ad esempio per una newsletter dedicata a un segmento specifico come i clienti meeting, la procedura è quella standard della “Gestione contatti“. Nessuna sezione dedicata, si parte da lì.
Che file usare per importare i contatti?
Dal menù Gestione contatti, clicca su Importa contatti da file.
Il sistema ti permette di scaricare un file di esempio già strutturato con tutte le colonne necessarie: nome, cognome, email, lingua, consenso servizio e consenso marketing.
I formati accettati sono xls, xlsx e csv. Dimensione massima: 2 MB per file.
Che valore mettere nelle colonne dei consensi?
Usa 0 per indicare che il consenso è negativo, 1 per indicare che è positivo.
Tieni presente che per spedire newsletter e comunicazioni di marketing, il contatto deve avere consenso marketing = 1. Il consenso servizio serve invece per l’invio dei questionari e per le comunicazioni legate al soggiorno.
Come creare una lista profilata già in fase di caricamento contatti
Sì. Prima di importare il file, crea un TAG specifico dalla sezione Tag di profilazione dentro Gestione contatti (se non esiste già).
A questo punto, durante il caricamento, associa il TAG dal menù a tendina, senza compilare la colonna TAG nel file. Farlo così evita errori di scrittura che potrebbero causare duplicati. Nella stessa schermata puoi attivare anche la creazione di un criterio di profilazione dedicato: dai un nome alla lista e la troverai subito in Gestione contatti → Profilazione.
Come si associano le colonne durante l’importazione?
Dopo aver caricato il file, il sistema mostra la schermata Corrispondenza colonne: sulla sinistra vedi le colonne del tuo file, sulla destra scegli il campo corrispondente in Qualitando (es. Colonna 1 → Nome, Colonna 3 → Email principale, ecc.). Fai questa associazione con attenzione prima di procedere.
La lista creata si aggiorna automaticamente con i nuovi contatti?
No, non di default. Una lista creata da un import file è statica. Per renderla dinamica, devi modificare le condizioni del filtro e impostare una regola che aggiunga automaticamente tutti i contatti con quel TAG. In questo modo, ogni caricamento successivo con lo stesso TAG aggiornerà la lista.
Ho contatti in più lingue: devo creare liste separate?
Sì. Se nella tua lista ci sono contatti con lingue diverse, al termine del caricamento duplica la lista e imposta due filtri separati: uno che esclude tutti i contatti con lingua diversa dall’italiano (lista Italia) e uno che esclude tutti i contatti con lingua italiana (lista estero). Spedire newsletter multilingua da un’unica lista non profilata è il modo più veloce per mandare la comunicazione sbagliata alla persona sbagliata.
Se la tua struttura ha un’apertura stagionale o dei periodi di chiusura durante l’anno, è importante comunicarlo alla piattaforma. In questo modo Qualitando sa quando la tua struttura è operativa e non ti segnala problemi inesistenti, come mancate spedizioni nei periodi in cui sei chiuso.
A cosa servono i periodi di apertura?
Impostare le date di apertura e chiusura permette a Qualitando di calibrare i controlli automatici della piattaforma. Se la struttura è chiusa, il sistema lo sa e non ti segnala mancate spedizioni o avvisi mail che in realtà non devono partire.
Senza queste date, rischi di ricevere falsi alert: la piattaforma non ha modo di sapere se la tua struttura è ferma o se c’è un problema reale con le spedizioni.
Devo impostarli ogni anno?
Sì. I periodi di apertura vanno aggiornati di anno in anno. Se invece hai un’apertura stagionale o periodi di chiusura intermedi, dovrai inserire le nuove date all’inizio di ogni stagione.
Come impostare i periodi di apertura?
Abbiamo preparato un video tutorial che spiega passo passo come impostare i periodi di apertura e chiusura.
Se preferisci puoi seguire questi passaggi
Dal menu orizzontale in alto, clicca su Q box e poi su Impostazioni.
Subito sotto il nome della tua Q box trovi la voce Periodi di apertura. Potresti trovare “Non impostato” (valore di default) oppure dei periodi già precompilati, ricavati in automatico dalla trasmissione dati degli anni precedenti.
Clicca sulla tab Periodi di apertura.
Sblocca il lucchetto per abilitare la modifica.
Seleziona la data di inizio e la data di fine del periodo di apertura.
Clicca su Aggiungi periodo.
Clicca su Salva.
Posso inserire più periodi di apertura?
Sì. Se la tua struttura ha più periodi di apertura nell’arco dell’anno (ad esempio giugno-ottobre e poi dicembre per le festività), puoi aggiungere tutti i periodi che ti servono, uno dopo l’altro. Ogni periodo avrà la propria data di inizio e di fine.
Posso modificare un periodo già inserito?
No, non è possibile modificare direttamente un periodo già salvato. Per correggere un errore, elimina il periodo sbagliato e creane uno nuovo con le date corrette. Ricordati di sbloccare il lucchetto prima di qualsiasi modifica.
Cosa succede a fine anno?
Una volta trascorso l’anno in corso, dovrai cancellare i vecchi periodi e inserire le nuove date di apertura e chiusura per la stagione successiva. Importante: controlla che le date siano sempre riferite all’anno in corso. I periodi degli anni precedenti non si aggiornano da soli.
In sintesi
Le date di apertura servono a evitare falsi alert quando la struttura è chiusa
Vanno aggiornate ogni anno (non serve se sei aperto 12 mesi su 12)
Percorso: Q box → Impostazioni → Periodi di apertura
Sblocca sempre il lucchetto prima di modificare
Per correggere un periodo, eliminalo e ricrealo con le date giuste
Puoi inserire più periodi separati nello stesso anno
Questa funzionalità ti permette di modificare l’email che viene inviata automaticamente a chi si iscrive al tuo form (ad esempio per la newsletter). Puoi personalizzare mittente, oggetto e testo del messaggio, così da dare un tono più tuo al primo contatto con i nuovi iscritti.
Per iniziare, vai su “Gestione contatti” dal menù in alto e scorri fino a “Form di iscrizione”.
Individua il form che vuoi modificare e clicca sulla matitina corrispondente. A questo punto, dal menù di destra, scorri fino a “E-mail di benvenuto”.
La prima cosa da fare è abilitare l’invio dell’email.
Clicca l’icona del lucchetto per sbloccare le modifiche.
Dal menù a tendina, seleziona “Sì”.
Clicca “Salva”.
Subito sotto trovi la sezione “Testo del messaggio”. Se ti va bene il testo predefinito, lascia pure lo slider su “No”. Se invece vuoi personalizzarlo segui questi passaggi:
Sblocca con il lucchetto.
Sposta lo slider su “Sì”.
Clicca “Salva”.
Nella sezione “Testo personalizzato” puoi modificare il nome del mittente e l’oggetto dell’email. Come sempre:
Sblocca con il lucchetto.
Modifica i campi come preferisci.
Clicca “Salva”.
A questo punto, puoi editare il testo della e-mail. Per farlo vai alla sezione “Anteprima dell’email”
Clicca sull’icona della matitina per aprire l’editor.
Gestire correttamente il consenso marketing è essenziale per rispettare la normativa privacy, tutelare i dati dei tuoi ospiti e mantenere la loro fiducia. Con questa funzionalità controlli la validità dei consensi e garantisci comunicazioni trasparenti e sicure.
Oltre a questa guida, abbiamo preparato una video guida per supportarti nella modifica
Accedi alla sezione Società
Dal menù di sinistra vai alla voce GDPR
Sblocca il lucchetto in corrispondenza alla voce Validità del consenso marketing per definirne la durata.
Nel primo riquadro -Periodo di validità del consenso –, imposti il numero di mensilità per cui considerare valido il consenso marketing dei contatti che non hanno mai interagito con le tue comunicazioni.
Nel secondo riquadro – “Periodo entro cui valutare le interazioni per il rinnovo automatico“- , stabilisci per quanto tempo sarà valido il consenso marketing generato in modo automatico per i contatti che invece hanno interagito.
NB:Il GDPR non stabilisce una durata precisa per il consenso al marketing, ma richiede che sia sempre attuale, dimostrabile e proporzionato alle finalità. Per impostazione predefinita, ogni consenso marketing acquisito sarà considerato valido per 36 mesi dalla data di raccolta: si tratta di una best practice consigliata e generalmente riconosciuta come durata massima nelle raccomandazioni di settore.
La barra che noti nella parte destra della schermata, mostra lo stato di avanzamento del lavoro di validazione dei consensi che stiamo effettuando per tuo conto.
Il processo riguarda tutti quei contatti che non hanno interagito con le tue comunicazioni per un periodo superiore allo standard da te impostato.
Quando la barra raggiunge il 100%, significa che il tuo database è stato completamente aggiornato, includendo anche i contatti raccolti in passato.
Abbiamo implementato dei testi che ti aiuteranno a comunicare con gli ospiti i cui consensi stanno per scadere. Clicca qui per accedere alla guida.
Il nostro sistema monitora costantemente e in maniera del tutto automatizzata, la validità del consenso marketing associato ai tuoi contatti. Quando si avvicina la scadenza, vengono attivate tre comunicazioni automatiche, pensate per gestire in modo conforme e trasparente il rinnovo del consenso:
Due comunicazioni preventive, – rivolte ai contatti che non hanno interagito di recente – inviate rispettivamente a 60 e 30 giorni dalla data di scadenza del consenso.
Entrambe contengono un testo redatto da noi di Qualitando, che invita il destinatario a compiere un’azione utile al rinnovo del proprio consenso.
2. Una comunicazione di rinnovo automatico, inviata – alla data di scadenza effettiva -, solo ai contatti che hanno interagito con le precedenti comunicazioni.
In questo caso, il testo – sempre a cura di Qualitando – non richiede alcuna azione da parte del cliente, a meno che non desideri revocare il proprio consenso.
Come personalizzare i testi delle e-mail?
Puoi, in qualunque momento, personalizzare i testi seguendo questi passaggi:
Accedi alla sezione Società.
Dal menù di sinistra vai alla voce GDPR.
Spostati sul menù di destra e scegli il testo che vuoi modificare o visualizzare.
Una volta cliccato sul testo desiderato, la prima azione che dovrai fare è sbloccare il lucchetto che regola la personalizzazione del testo, e muovere il pulsante slider su “Si, usa testo personalizzato” e quindi salvare l’impostazione.
Quest’azione farà quindi comparire il simbolo della matita nel box di Anteprima dell’email sottostante e quindi vi consentirà di accedere all’editor di Stripo per le personalizzazioni necessarie.
Ricordati sempre, una volta eseguite le modifiche necessarie di salvare e di fare un invio di prova della mail in modo da verificare che tutto sia settato nella maniera adeguata.
Quale pagina vedrà il cliente una volta effettuato il click di Gestione del consenso?
La pagina di gestione del consenso visualizzata dal cliente non è personalizzabile, in quanto generata automaticamente dal sistema.
Tuttavia, viene adattata dinamicamente in base alle azioni effettivamente disponibili per ciascun contatto. Questa pagina non è personalizzabile.
Ecco cosa accade nei diversi scenari:
La richiesta di cancellazione è sempre presente come opzione.
In caso di consenso confermato automaticamente (es. dopo interazione con una comunicazione), il cliente vedrà:
la possibilità di revocare il consenso
la possibilità di cancellare i propri dati
Queste opzioni saranno visibili solo dopo aver cliccato sul link presente nella mail per accedere alla gestione dei consensi. In caso di comunicazioni inviate per la revoca del consenso (le due previste prima della scadenza), il cliente vedrà:
l’opzione per rinnovare il consenso
la possibilità di cancellarsi
In ogni caso, l’azione selezionata dal cliente tramite click aggiornerà automaticamente lo status del consenso all’interno della sua scheda contatto nel database.
In questo articolo trovi una video-guida che ti mostra passo dopo passo come assicurarti che i questionari e le Automation Mail arrivino correttamente anche alle email temporanee generate dalle OTA.
Le Automation Mail sono fondamentali per
fornire informazioni pre-arrivo,
facilitare il pre check-in e promuovere i servizi ancillari della tua struttura.
I Questionari intelligenti di prima impressione e post-esperienza, invece, ti permettono risolvere tempestivamente il malcontento e di raccogliere il feedback degli ospiti e indirizzarli verso la pubblicazione di una recensione.
Quando queste comunicazioni transitano attraverso le OTA, i link al loro interno vengono spesso disattivati e resi non cliccabili: l’ospite non riesce ad aprire la mail nel browser, né a compilare il questionario.
Nei template base di Qualitando, abbiamo implementato un accorgimento tecnico che mantiene attivi i link in ogni casella di posta, anche dopo il passaggio dalle OTA.
Se invece utilizzi un template personalizzato o hai questionari e Automation Mail creati prima di questo aggiornamento, puoi applicare lo stesso accorgimento in pochi secondi. Guarda questo breve video e scopri come fare.
