COME CONFIGURARE L’INVIO AUTOMATICO DEI QUESTIONARI?
Questa funzionalità ti consente di impostare l’invio automatico dei questionari in base a diversi momenti del soggiorno dell’ospite, come il pre check-in, le prime impressioni o il post esperienza. Attraverso la creazione di regole specifiche, è possibile gestire con precisione tempi, destinatari e contenuti dell’invio.
Per configurare gli automatismi, accedi alla sezione “Questionari” e dal menù di sinistra clicca su “Invita a compilare” e poi “Configura automatismi“.
Figura 1
A questo punto, procedi con la creazione delle regole di invio automatizzato. Clicca su “Crea nuovo” e scegli dal menu a tendina il tipo di questionario da configurare: “Pre-check-in“, “Prime Impressioni” o “Post Esperienza“.
Figura 2
Check-in: impostare un automatismo per l’invio dei questionari di prima impressione:
- vai nella tab “Check-in“;
- Clicca sul bottone “Aggiungi regola“
- Seleziona la QBox e il questionario dal menù a tendina.
Dopo aver creato questa prima regola puoi procedere con l’impostazione delle seguenti condizioni:
1.“Quando inviare“: cliccando su “Modifica ora di invio“, puoi definire la tempistica di invio dei questionari, seleziona quindi il giorno e l’ora come mostrato in figura 3.
Figura 3
Nel caso in cui l’automatismo fosse legato solo all’Hotspot, il sistema prenderà come riferimento di check-in il primo accesso alla rete wi-fi.
2. A chi inviare: cliccando su “Modifica filtri“, puoi applicare i filtri di invio in base a:
- Lingua: qualora desiderassi filtrare per lingua;
- Profilo: nel caso di profilazione impostata su Hotspot (ad esempio ospiti hotel o ristorante o meeting);
- Età del dato: per escludere indirizzi email più vecchi di un determinato numero di giorni;
- Dominio booking: per escludere dall’invio le email temporanee generate da Booking.com;
- Durata soggiorno: per filtrare gli ospiti in funzione alla durata del soggiorno;
- Prenotazione o accesso in struttura (filtro utilizzabile solo nel caso in cui il gestionale trasmetta il dato di check-in effettivo): ti permette di essere sicuro che l’ospite sia effettivamente in struttura, al di là della prenotazione ricevuta;
- Tempo di connessione alla rete Wi-Fi: per spedire solo a chi rimane connesso entro un determinato periodo di tempo (è necessario un tempo minimo e un tempo massimo).
Non appena hai ultimato la configurazione delle impostazioni di tutte le sezioni, clicca sul tasto play verde e comincia a spedire.
Figura 4
Qualora volessi sospendere le spedizioni, ti sarà sufficiente cliccare il bottone pausa.
Se invece volessi eliminare una regola di invio, ti basterà cliccare il bottone del cestino.
Nel caso di QBox di gruppo (dove sono presenti più strutture/aziende e gli automatismi di invio si regolano tutti dalla stessa pagina) è necessario settare anche la sezione “Origine dati e mittente” come segue:
- In “Applica regola ai dati provenienti da“ seleziona la QBox di gruppo e il questionario da spedire.
- In “Spedisci invito a nome di“ seleziona la QBox della singola struttura/azienda.
Nel caso di questionario post esperienza di un ristorante (se collegato solo all’Hotspot): l’automatismo “Check-in“ va utilizzare per impostare l’invio un paio di ore dopo la prima connessione.
Check-out
Per il questionario di post esperienza, valgono le stesse regole di impostazione del questionario di prima impressione. L’unico campo da editare sarà quello relativo alla tempistica di invio con il giorno e l’orario di check-out.
N.B. Nel caso di solo utilizzo dell’Hotspot, ricorda che il sistema considera un ospite “partito” 24 ore dopo l’ultimo accesso alla rete Wi-Fi.
Nel caso in cui siano attive sia l’API con il gestionale che l’Hotspot, l’automatismo calcolerà i tempi di invio basandosi sui dati trasmessi dal gestionale.
Figura 5
Pre Check-in
Come per i questionari di prima impressione e post esperienza, anche per il pre check-in è necessario configurare la sezione “Quando inviare ” e applicare i filtri desiderati.
Figura 5