Welcome email, come impostarla ed attivarla

Welcome mail: come impostarla, come personalizzarla e come attivarne la spedizione automatica o manuale.

COME IMPOSTARE LA WELCOME EMAIL

La tua area di lavoro è la seguente: Home Q-Box, etichetta “Marketing”, menu a sinistra “Welcome email” (immagine 1)

Immagine 1

Clicca sul pulsante in calce alla pagina “Attiva subito il servizio welcome email”, ti troverai qui:

Immagine 2

La prima operazione da compiere è cliccare su “Template welcome email” (cerchiato di azzurro). Così facendo arriverai nella sezione dove potrai visionare un’anteprima della newsletter “welcome email” (si perché di fatto è una newsletter :-)) ,  controllare e modificarne testi e foto fino a validare il documento come pronto per essere inviato

 

Immagine 3

Come vedi, per la welcome email trovi due versioni linguistiche già pronte. I contenuti che ti stiamo proponendo sono già pronti in Italiano ed in Inglese. Qualsiasi modifica apporterai nella versione italiana, dovrai replicarla anche nella versione inglese. A seguire vedremo anche come aggiungere ulteriori versioni linguistiche

  • Pulsante “Anteprima” (freccia verde): potrai visionare un’anteprima del documento con testi, layout e foto così come lo abbiamo pensato per te
  • Pulsante “Modifica riga” (freccia rossa): potrai modificare l’oggetto della welcome email. Attualmente è “{{NomeCliente}} l’attendiamo”. Ricorda che, in Qualitando, tutto ciò che trovi tra {{ }} è un codice che consente di personalizzare le comunicazioni o di inserire informazioni che Qualitando pesca, automaticamente, da qualche altra parte.. Se ti piace personalizzare le comunicazioni, non toccare i codici tra {{ }}
  • Pulsante “Editor” (freccia blu): apre il programma dove potrai modificare il documento. Qui potrai fare tutti le modifiche del caso. Ti serve un poco di pratica con il plugin ma cliccando ciascun contenuto del documento e lavorando sul menù a destra, prova dopo prova, capirai che tutto è possibile: modificare foto, modificare icone, modificare i testi, inserire link ipertestuali per collegamenti diretti al tuo sito. Cliccando sul pulsante “Editor”, come dicevamo, ti si aprirà il documento:

Immagine 4

  • Perché alcune parti sono evidenziate in giallo (freccia nera)?: i testi li ha preparati un esperto Qualitando, desideriamo quindi richiamare la tua attenzione sulle parti che necessitano di tuo particolare controllo o approvazione. Ecco il perché dell’evidenziazione. Oppure necessitano che tu inserisca un pezzetto di informazione mancante. Dopo che avrai verificato e/o modificato, seleziona il testo evidenziato, ti si aprirà un piccolo menu da cui potrai eliminare lo sfondo giallo.
  • Funziona il “Clicca qui” (freccia rossa)? Se in Home Q-Box, menù a sinistra, sezione “Configura” sottosezione “Impostazioni”, come ti abbiamo più e più volte suggerito, hai compilato tutte le informazioni richieste, tra cui indirizzo e numero di telefono della tua attività, il collegamento a Google Maps è già pronto, così come la personalizzazione di tutti i campi in calce alla newsletter contrassegnati da {{ }}. Se non ne sei certo, fai un giretto in quella sezione va… :-), così tutto sarà ottimizzato al meglio!

Puoi eliminare o aggiungere riquadri a tuo piacimento. A lavoro ultimato non dimenticare di fare un bel “Salva”. Se invece avessi commesso errori e non sapessi come tornare indietro, esci senza salvare e, rientrando, troverai il template originale.

Premuto il pulsante “Salva”, ti troverai qui:

Immagine 5

Qualsiasi operazione tu voglia compiere – spedire manualmente ad un elenco di clienti di cui caricherai i dati in piattaforma o attivare un automatismo di spedizione – sappi che niente funzionerà fino a che non ti sarai inviato un invio di prova e avrai confermato a Qualitando “Sì” il testo è pronto per essere inviato” (cerchio verde immagine 5 qui sopra).

 

IMPOSTARE LA WELCOME EMAIL IN ALTRE LINGUE

Finora abbiamo parlato del documento nelle versioni linguistiche italiana e inglese. Qualora tu abbia diversi clienti che parlano altre lingue, sarebbe davvero buona cosa, creare nuove versioni linguistiche. Supponiamo che tu voglia creare la versione tedesca:

Sei in

  • Marketing menù in alto orizzontale
  • Menù a sinistra, hai cliccato su “Welcome email”
  • Al centro della pagina avrai cliccato sulla dicitura in azzurro “Template Welcome email”
  • Menù a sinistra, posizionati su “Prepara”
  • Posizionati su una delle due versioni linguistiche e clicca sul tasto verde “Duplica” (freccia rossa immagine 6 qui sotto).

Immagine 6

Così facendo avrai duplicato testi e grafica del template (riquadro rosso immagine 7 qui sotto). Chiaramente la duplicazione va ora lavorata nella nuova lingua, quindi:

  • Clicca sul tasto verde cerchiato di blu (immagine qui sotto) e traduci l’oggetto nella nuova lingua – tutto tranne il codice tra {{ }} -.
  • A seguire clicca sull’editor, tasto verde cerchiato di viola per aprire il documento e tradurre nella nuova lingua tutti i blocchi di testo
  • Salva e inviati un invio di prova

Immagine 7

Nota bene: le operazioni di verifica testi e foto e modifica (attraverso l’editor, pulsante verde, freccia blu immagine 3e, così pure, l’invio di prova (pulsante cerchiato di verde immagine 5) le dovrai compiere per tutte le versioni linguistiche create. La tua welcome mail potrà essere spedita solo dopo che avrai compiuto queste operazioni. Saprai che tutto è pronto per la spedizione quando nella sezione “Invio”, menu a sinistra, sotto la voce “Stato”, comparirà la dicitura “verificato” (immagine 8, cerchiato di nero).

Immagine 8

ATTIVA IL SERVIZIO WELCOME EMAIL

Finalmente il tuo documento è pronto. Ora devi attivare il servizio

  • Marketing menù in alto orizzontale
  • Menù a sinistra “Welcome email”
  • Al centro della pagina clicca sulla dicitura in azzurro “Template Welcome mail”
  • Clicca sulla riga dove trovi la dicitura “disabilitato” fino a farla evidenziare di azzurro
  • Tasto “Modifica” e ti comparirà il riquadro bianco dell’immagine qui sotto. Imposta o conferma i giorni di anticipo rispetto all’arrivo con cui vuoi che venga recapitata la newsletter, apponi un flag nel riquadro abilitato (vedi cerchio e freccia rossi nell’immagine qui sotto) e salva.

Immagine 9

SPEDIRE LE WELCOME EMAIL

Come per tutti i contenuti Qualitando, potrai:

1. Caricare manualmente i dati all’interno della piattaforma i così da programmarne la spedizione (ad esempio, ogni lunedì mattina carichi tutti i dati relativi agli arrivi fino al lunedì successivo)

oppure

2. Verificare con il tuo referente commerciale se il tuo gestionale o booking online è interfacciato per inviare a Qualitando i dati delle prenotazioni e relativi annullamenti, cosi da risparmiarti qualsiasi operazione manuale di caricamento dati in piattaforma per la spedizione

1. Per caricare manualmente i dati e programmarne la spedizione automatica al momento giusto:

  • Menù in alto, etichetta verde “Invii automatici”
  • Menù a sinistra “Sorgente dati”
  • Riquadro cerchiato in rosso “Importa destinatari da file”
  • Scarica il file master di esempio per l’upload di dati manuali
  • Compilalo senza dimenticare, nel caso della welcome email, la data di check-in, in aggiunta a nome, cognome, indirizzo email e lingua (questi sono i campi indispensabili per la welcome email)
  • Carica il file. Cosi facendo avrai programmato la spedizione delle welcome email per un determinato periodo. Compi l’operazione con cadenza periodica fissa.

Immagine 10
Vuoi inviare gli auguri di buon compleanno in automatico ai tuoi clienti? Attiva la relativa funzione e se non sai come fare leggi questo articolo.
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