Welcome Mail Qualitando

come impostarla e personalizzarla

In questa guida esploreremo i diversi aspetti legati alla creazione, personalizzazione, timing e impostazioni generali della Welcome Mail Qualitando. Recentemente il modulo Welcome Mail è stato implementato con nuove funzionalità, scopriamole insieme.

Per accedere alla sezione Welcome Mail, utilizza il menù orizzonatale e accedi alla sezione Marketing, come mostrato in figura 1.

 

Figura 1

Una volta effettuato l’accesso, ti ritroverai direttamente all’interno della sezione Welcome Mail Template attivi (vedi figura 2).

Figura 2

Come creare una nuova Welcome Mail

Creare una nuova Welcome Mail con il sistema Qualitando è semplicissimo, ti sarà sufficiente infatti cliccare il pulsante “Crea Nuovo” come mostrato in figura 3.

Figura 3

Abbiamo già predisposto per te una serie di modelli che puoi utilizzare secondo le tue preferenze cliccando il pulsante “Usa Template”, come mostrato in figura 4.

 

Figura 4

Una volta scelto il modello preferito, sarà necessario definire:

  • un nome ad uso interno: che ti consentirà di riconoscere prontamente la Welcome Mail tra la lista dei modelli già creati o preesistenti;
  • le tempistiche di invio: se prima o dopo l’evento (cioè l’entrata del dato nel sistema) e con quanti giorni di anticipo o  posticipo rispetto all’evento (vedi figura 5).

Figura 5

Come modificare una Welcome Mail già creata

Se nella precedente versione della piattaforma avevi già creato una o più Welcome Mail, le troverai nella sezione del menù “Template attivi”, insieme a tutti i modelli creati (vedi figura 6).

Figura 6

Per procedere con la modifica del template, ti sarà sufficiente cliccare sull’icona della matita a destra, in corrispondenza della Welcome Mail da editare (vedi figura 7).

Figura 7

Subito dopo aver cliccato l’icona della matita, accederai a un sottomenù, attraverso il quale potrai editare le impostazioni della tua Welcome Mail (vedi figura 8).

Scopriamo insieme come editare tutti i campi di questa sezione.

Figura 8

Impostazioni di base

In questa sezione puoi attribuire un nome interno alla tua Welcome Mail e pianificare gli invii.

Prima di editare i diversi campi, sarà necessario  abilitare le modifiche cliccando l’icona del lucchetto in alto a destra. Non appena avrai ultimato le modifiche, clicca su “salva” per renderle effettive (vedi figura 9).

Nota bene: le sezioni possono essere modificate una alla volta.

Figura 9
  1. Nome template: ti permette di assegnare un nome interno, che ti consentirà di distinguere le tue Welcome Mail. Per editare il campo “nome ad uso interno”, clicca l’icona del lucchetto in alto a destro, edita il testo e clicca su salva come mostrato in figura 10.

Figura 10 
  • 2.Pianifica invio: questa funzione è molto importante, in quanto, ti consente di attivare la tua Welcome Mail e predisporne invii e frequenza di spedizione.

Per pianificare l’invio:

  • clicca sul lucchetto in alto a destra per abilitare le modifiche;
  • abilita il pulsante slider per passare all’attivazione (vedi figura 11);
  • clicca su “salva” per rendere effettiva la modifica.

Figura 11

Con le impostazioni successive puoi definirne le modalità di invio. Se prima o dopo l’evento (ossia l’entrata del dato nel sistema) e con quanti giorni di anticipo o posticipo rispetto all’evento.

Filtri

La sezione filtri ti consente di selezionare un pubblico prestabilito a cui inviare la tua Welcome Mail (vedi figura 12).

Figura 12
  • 1. La funzione Profili: ti permette di stabilire che la Welcome Mail venga inviata unicamente a una determinata categoria di contatti. Non appena avrai effettuato l’accesso alla sezione, troverai di default il pulsante (slider) “vuoi filtrare gli utenti per profilo” sull’opzione “no”, come mostrato in figura 13.

Figura 13

 

Per impostare il filtro e renderlo attivo, clicca sul lucchetto in alto a destra. A questo punto clicca sullo slider e rendi attivo il tuo filtro, come mostrato in figura 14.

Figura 14

Cliccando all’interno della finestra “Seleziona i profili validi per l’invio”, si aprirà un menù a tendina dal quale potrai selezionare una o più voci.

Figura 15

N.B. Per poter utilizzare questa profilazione, il tuo PMS deve essere in grado di trasmettere i dati, attraverso le API, cioè dei codici specifici. Non tutti i PMS sono in grado di farlo, perciò nel caso in cui volessi farlo, metti in comunicazione il tuo referente con un nostro addetto all’assistenza aprendo un ticket https://qualitando.freshdesk.com/support/solutions o contattando il tuo referente in caso tu abbia un servizio di assistenza dedicata.

  • 2. Indirizzi temporanei OTA: con questa funzione puoi impostare l’esclusione di invio automatico a qualsiasi indirizzo mail appartenente ad una delle diverse OTA (es Booking.com, Airbnb, Expedia..).
Figura 16

Se vuoi escludere gli indirizzi e-mail temporanei, ti sarà sufficiente cliccare l’icona del lucchetto in alto a destra e cliccare il pulsante del tasto “slider” muovendolo su “Si”.

Testo

In questa sezione puoi editare e aggiornare tutti i contenuti della sia grafici che testuali della tua Welcome Mail.

Figura 17

 

  • 1. La funzione testo del messaggio: ti consente di definire il contenuto testuale e grafico della tua Welcome Mail.

 

Figura 18

 

  • 2. Invio di prova: Questa funzione ti consente di inviare un’anteprima della Welcome Mail. Il sistema di default ti propone l’invio all’indirizzo con il quale sei loggato alla Q-box. Qualora fosse necessario, potrai inviare il test, uno alla volta, a più indirizzi di posta elettronica.

In questa comunicazione non vedrai la corretta attribuzione dei “referral” ossia tutti quei campi automatici che il sistema propone nascosti dietro le doppie parentesi graffe.

Esempio: nella mail di prova vedrai ancora elementi come questo {{QBox.PublicName}}, che invece nell’invio effettivo, verrà associato in automatico il nome della tua Qbox e quindi della tua struttura.

Nota bene: qualora avessi la necessità di inviare “manualmente” la tua Welcome Mail, avvalendoti del tuo provider di posta elettronica procedi così:

– Invia al tuo indirizzo di posta elettronica la Welcome Mail;

– conservala e ricordati di editare tutti quei campi tra le parentesi graffe, poiché il tuo sistema potrebbe non essere in grado di gestirli e dunque renderli attivi.

Agendo sui campi “Mittente” ed “oggetto” puoi cambiare le intestazioni proposte di default dal sistema. Clicca nei box corrispondenti, modifica il contenuto e clicca su “salva”.

 

Figura 19

La gestione delle lingue nella piattaforma Qualitando

La figura 20 mostra le versioni linguistiche disponibili per la Welcome Mail selezionata.  Ogni icona riportata nella figura ha un significato specifico che vedremo di seguito.

Figura 20

 

  • Le icone indicate dalla freccia verde indicano che, le traduzioni verranno effettuate manualmente. Pertanto, nel caso in cui tu apportassi delle modifiche alla lingua di inserimento testi, non cambieranno in automatico.
  • L’icona all’interno del quadrato indica la lingua di inserimento testi.
  • L’icona all’interno del cerchio, indica che, la lingua selezionata è quella di riferimento.  Esempio: se il PMS non ci trasmette il dato lingua e ci lascia il dato in bianco, il sistema spedirà la Welcome Mail nella lingua di riferimento).

 

Traduzione automatica e traduzione manuale

Noi di Qualitando garantiamo traduzioni professionali dei modelli preimpostati in lingua italiana e inglese.

È sempre possibile aggiungere nuove versioni linguistiche per le quali potrai predisporre traduzioni automatiche.

N.B. Ricorda che una volta abilitata la traduzione automatica, per apportare nuove modifiche al testo, dovrai nuovamente passare alla modalità manuale a traduzione avvenuta e modificare il contenuto.

Nel caso in cui invece tu voglia solo ritoccare le versioni già presenti in versione manuale, sarà sufficiente sbloccare il lucchetto e a fine modifica e approvare la traduzione mediante l’apposito tasto.

 

Come passare da traduttore automatico a traduttore manuale

Per passare dalla traduzione automatica a quella manuale, non è necessario cliccare sull’icona del lucchetto per sbloccarla. Procedi dunque cliccando l’icona della traduzione da variare (in questo caso inglese) e clissa sul tasto cambia all’interno della pagina, come mostrato in figura 21.  

Figura 21

La traduzione varierà in automatico. Potrai averne conferma della variazione dell’icona che diventa un robot, vedi figura 22.

Figura 22

Se a questo punto vuoi apportare una modifica al testo automatico, dovrai nuovamente cliccare su “cambia“ per tornare al traduttore manuale. Sblocca a questo punto il lucchetto, apporta le tue modifiche ed una volta salvato il testo, approva la traduzione.

 

Figura 23

Il sistema a questo punto toglierà l’alert della modifica avvenuta con approvazione, e registrerà l’utente con il quale sei loggato come autore della modifica, riportandolo in modalità manuale.

Figura 24

COME MODIFICARE UNA TRADUZIONE MANUALE

Sblocca il lucchetto, agisci sui box ed una volta salvato, approva la tua traduzione.

COME AGGIUNGERE NUOVE VERSIONI LINGUISTICHE

Per aggiungere nuove versioni linguistiche, clicca accanto l’icona del lucchetto come mostrato nella figura 25.

Figura 25

Dopo aver cliccato l’icona sopra descritta, ti si aprirà una nuova schermata, come mostrato in figura 26.

Figura 26

Potrai aggiungere più versioni linguistiche, per poterle implementare clicca sull’icona del lucchetto in alto a destra, seleziona la lingua e clicca sul pulsante verde “Ok”. Le versioni linguistiche possono essere aggiunte una alla volta, ricorda sempre di clicccare il tasto verde per salvarle.

Una volta terminata la configurazione delle versioni linguistiche, è necessario salvare tutte le modifiche come mostrato nella figura 27.

Figura 27

 

Le icone raffigurate nell’immagine 27, hanno delle specifiche funzionalità, che riepiloghiamo di seguito:

  • L’icona con la lettera A e il segno di spunta ti consente di definire la lingua di stesura del testo all’interno della dashboard;
  • l’icona con il segno di spunta (senza lettera) ti consente di definire la lingua di riferimento.
  • l’icona che raffigura il bidoncino rosso ti consente di rimuovere in qualunque momento una o più versioni linguistiche.

Per definire e modificare queste funzionalità ti sarà sufficiente cliccare sulle icone in corrispondenza della lingua per la quale si desidera apportare delle modifiche.

 

Cosa intendiamo per lingua di default? 

Nel caso in cui il tuo PMS non ci abbia trasmesso una lingua associata al contatto, il sistema cercherà di rilevarla in automatico attraverso il browser da cui si collega l’utente.

Esempio:

Se il tuo cliente è madrelingua tedesca ma il PMS non ci ha trasmesso il dato, il nostro sistema è in grado di rilevare la lingua tedesca a patto che, essa sia disponibile nel carnet di traduzioni che proponi. In questo caso il sistema può procedere con l’invio in lingua tedesca.

Qualora la lingua del browser da cui si connette l’ospite, non fosse presente nelle diverse versioni linguistiche della Welcome Mail predisposta, il sistema in automatico attingerà dalla “lingua di default” che hai settato nella tabella riportata in alto (figura 27).

 

Modifica grafica e testuale della Welcome Mail: Editor di Stripo

Puoi modificare il contenuto testuale e grafico della tua Welcome Mail, direttamente dal menù di anteprima.  Questa sezione del menù ha più funzionalità. Oltre a fornirti un’anteprima della tua Welcome Mail nelle diverse versioni (smartphone, tablet e portatile), ti consente, attraverso le icone di:

  • ricaricare la pagina per fare l’aggiornamento (icona racchiusa nel cerchio);
  • spostare l’anteprima in una nuova pagina del browser per vederla affiancata in versione desktop (iconaracchiusa nel quadrato);
  • Accedere all’editor di testo (icona freccia).

Figura 28

Una volta effettuato l’accesso all’editor di testo, potrai modificare la tua Welcome Mail secondo le tue preferenze.

Attraverso i moduli, le strutture e gli elementi, potrai dare spazio alla tua creatività e editare sia a livello grafico che testuale i modelli proposti da Qualitando.

Ti suggeriamo di sostituire le icone, le grafiche, che troverai nei modelli predefiniti, con altri che, rappresentano al meglio l’immagine del tuo Brand.

Ricordati sempre, una volta effettuate le tue modifiche di salvare le tue modifiche.

Figura 29

Se necessiti di ulteriori informazioni sull’editor di Stripo, ti suggeriamo di approfondire a questo link >>

 

Verifica delle comunicazioni inviate

Figura 30

In questa sezione puoi verificare le Welcome Mail inviate. Per effettuare una ricerca, sarà sufficiente cliccare sull’icona della lente, se sono pochi invii, li ritroverai in elenco. Puoi effettuare una ricerca mediante, nome, e-mail, scrivendo all’interno del box di riferimento, come mostrato in figura 31.

 

Figura 31

Dopo aver inserito le informazioni nei box, avvia la ricerca cliccando l’icona della lente di ingrandimento.

Ti ricordiamo che, puoi verificare tutte le comunicazioni inviate a uno specifico contatto direttamente nella sezione “gestione contatti” della tua Qbox.

Per farlo, ti sarà sufficiente accedere alla gestione contatti, ed effettuare una ricerca attraverso il “filtro di ricerca” (vedi figura 32).

Figura 32

A questo punto, entra nella sezione di modifica del contatto e scorri sino a “Comunicazioni inviate”, dove potrai visualizzare l’elenco di tutte le comunicazioni inviate, come mostrato in figura 33.

 

Figura 33

Vuoi inviare gli auguri di buon compleanno in automatico ai tuoi clienti? Attiva la relativa funzione e se non sai come fare leggi questo articolo.

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