Hai posizionato la tua struttura nel settore business e ora ogni anno ospiti decine e decine di meeting e congressi di grande portata.
Sai che serve attenzione all’allestimento di ogni sala, la massima coordinazione del tuo staff per far si che tutto fili liscio e un’ottima gestione delle pause caffè e dei momenti di ristoro.
La pratica ti ha insegnato tutti i fondamentali.
Ma sei sicuro di comunicare l’evento nel modo più giusto, facilitando il più possibile l’esperienza dei partecipanti?
Ecco alcuni aspetti su cui forse non ti sei mai soffermato:
- Il programma cartaceo dell’evento tende a stropicciarsi, ad essere lungo e per questo non venire letto (pagine e pagine da sfogliare…).
Senza contare che tutti quei fogli stampati per un meeting di 2 giorni, non è affatto una scelta amica dell’ambiente. - Quando l’affluenza è tanta e si formano capannelli di persone nei punti di passaggio, la segnaletica verticale e orizzontale può risultare poco visibile, creando punti di domanda tra gli invitati.
- Gli imprevisti capitano, quel relatore che aveva lo speech programmato per le 15:30 è slittato alle 17:00. Sei troppo sotto data per ristampare il programma.
Come avvisi tutti quanti?
E questi sono solo alcuni esempi dei punti di frizione che possono fare la differenza nella percezione positiva o negativa di un evento.
Qualitando è al tuo fianco incanalare sullo smartphone di chiunque nel tuo pubblico, tutte le informazioni necessarie per la perfetta riuscita del tuo meeting.
Il segreto? Si chiama Web App.
Un unico Portale digitale per il tuo Evento
La Web App Qualitando ti permette di creare un portale specifico per il tuo Evento, dove ogni invitato atterra non appena ha effettuato l’accesso alla tua rete Wi-Fi del tuo Hotel tramite la funzionalità di Hotspot. Così Marco che partecipa al XXII° Convegno degli Otorini Laringoiatri si ritroverà esattamente su una pagina web navigabile dal suo smartphone dedicata al congresso.
Serena che è una speaker del Summit Internazionale di Osteopatia, saprà nel dettaglio, l’ora e la sala in cui condividere le sue slide.
1.Rendi smart il momento dell’accredito
Il Portale dell’Evento è personalizzabile per ogni fase di comunicazione con il tuo invitato. Le pagine web sono composte da box di contenuto ( o card ) pensati per approfondire ogni aspetto del meeting, già dall’ingresso in struttura. Con il punto accrediti ben in vista e tutte le informazioni direttamente sul cellulare fai si che non si creano code infinte alla consegna dei badge e della bag con il quaderno per gli appunti.
2. Specifica ogni tappa del programma
In cima al vademecum digitale del tuo evento deve campeggiare sua maestà il programma.
Il vantaggio di scegliere una comunicazione totalmente digitale è quello di avere sempre tutti i dati aggiornati in tempo reale. Puoi comunicare senza difficoltà i cambiamenti dell’ultimo minuto e con un sistema di notifiche avvisare con un messaggino o una email automatizzata tutti gli interessati.
Drin Drin. Lo speech sulle nuove tecniche di apicoltura si terrà nella Sala Azzurra alle 14 e non più nella Sala Gialla alle 12.
3. Mappa i luoghi del meeting
Una volta che il programma è in ordine, passa alla mappa della location.
Assicurati che il Portale dell’Evento conservi una piantina digitale di tutte le sale, di tutti gli spazi all’aperto e al coperto, dei punti ristoro, delle aree workshop e chi più ne ha e più ne metta (occhio a specificare bene anche dove si trovano i servizi e l’ascensore, su ogni piano).
In questo modo ad ogni partecipante basterà dare uno sguardo veloce al proprio cellulare per avere la conferma di trovarsi nel posto giusto al momento giusto.
In questo modo sai che il tuo evento è accessibile a tutti, senza barriere.
4. Amplifica l’esperienza online
Arricchisci l’esperienza dell’evento con approfondimenti web.
Amplia lo storytelling con focus sui valori che muovono l’iniziativa e lo storico delle edizioni.
Un QR code sulla porta della Sala Rubino ad esempio, può linkare alla sezione del Portale dove è specificata la biografia e il background dei vari relatori.
Un altro QR code all’ingresso può permetterti di raccontare il tuo impegno verso la sostenibilità e di come tutto il meeting sia plastic free.
Un altro ancora può invitare i partecipanti a scoprire i percorsi Spa del tuo Centro Benessere. Si sa, prima il dovere e poi il piacere…
5. Racconta il coffee break
E poi…
E poi finalmente arrivano in ordine: la pausa caffè, la pausa pranzo, l’aperitivo offerto o la cena di gala.
Anche in questo caso il Portale dell’Evento Qualitando ti aiuta a mantenere alto il livello di comunicazione con il tuo pubblico. Ti aiuta a far sì che tutti arrivino nell’area allestita con il buffet e soprattutto a raccontare la qualità e l’eccellenza di ciò che ti impegni a portare a tavola.
Descrivi la ristorazione di livello, rendi ben chiare a tutti le portate del menù (in caso di una cena o un pranzo serviti), specifica ciò che è adatto anche all’ospite vegano o a quello celiaco.
La ciliegina sulla torta? Racconta l’esperienza decennale dello Chef.
6.Preparati a fare un figurone!
Quando nulla è lasciato al caso, quando tutto segue un’organizzazione precisa e capillare, perché non raccontarlo?
Con la Web App Qualitando hai la certezza di trasferire tutto ciò che c’è da sapere sul Meeting-nel-tuo-Hotel proprio sul telefono di ciascun accreditato.
Chiunque formuli una potenziale domanda trova già una risposta già scritta.
Questa è la chiave per offrire un’esperienza congressuale che frutterà buone recensioni. Una vera manna per la reputazione della tua struttura.
Desideri conoscer come si interfaccia la Web App Qualitando con le altre funzionalità come l’Hotspot Wi-fi, le Newsletter e le Recesioni?
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