Welcome Mail: il benvenuto prima ancora dell’arrivo

Il tuo pubblico fallo sentire atteso. Basta il messaggio giusto!

Il tuo nuovo ospite Giorgio Rossi  ha appena prenotato una Suite nel tuo Hotel per le vacanze di agosto con tutta la famiglia.
Elisabetta ha seguito il consiglio della sua amica Diletta e ha riservato per la prima volta un trattamento nel tuo Salone Beauty.
Franco dopo aver letto tre pagine di recensioni su TripAdvisor ha prenotato una cena nel tuo Ristorante.

Cosa hanno in comune Giorgio, Elisabetta e Franco?
Facile, sono tutti e tre alla loro prima esperienza con la tua attività. Sono pronti a formulare la loro impressione sul tuo conto.
E qual è il segreto per fare da subito bella figura? Ripetiamo insieme: dare il giusto benvenuto.
La piattaforma Qualitando è al tuo fianco anche in questo momento, con la funzionalità di Welcome Mail.
Vediamola nel dettaglio.

Il benvenuto in una (o più) email

Ricorda: l’esperienza comincia con la prenotazione

Quando inizia il rapporto con il tuo pubblico? Quando decide di affidarsi ai tuoi servizi e prenota per la prima volta, con una telefonata magari, o compilando un form online.
L’intervallo di tempo che intercorre tra la prenotazione e l’effettivo arrivo della persona, è il momento più appropriato in cui inviare la tua email di benvenuto.
Mantieni il contatto e prepara il tuo futuro ospite all’esperienza insieme a te. Fallo sentire atteso, ancora prima di aprirgli la porta.
Gratificalo, stendigli un tappeto rosso virtuale.
Tre giorni prima della data dell’arrivo è il momento migliore per inviare questa comunicazione.
E se tra la prenotazione e l’arrivo c’è tanto tempo in mezzo? Puoi scegliere di inviare più di una Welcome Mail avendo cura di selezionare accuratamente gli argomenti per non risultare pedante.
Scegliere le parole e le informazioni giuste da veicolare in questa fase è fondamentale.
Vediamo di seguito come riuscirci.

Rassicura, informa, facilita l’arrivo

In questa prima fase ancora conoscitiva, dimostrati affabile e premuroso. Sii un vero e proprio navigatore in grado di azzerare i dubbi e capace di mettere a proprio agio ogni persona.
Ok, ma cosa scrivere nella Welcome Mail?

Innanzitutto parti dalle informazioni fondamentali.
Fai un piccolo remind della data e dell’ora della prenotazione se si tratta di un’esperienza o di un servizio, ricorda gli orari di check in e check out se si tratta di un soggiorno in Hotel.
Ciao Alessandra, ti aspettiamo il 5 agosto alle ore 11:00 per il tuo massaggio ayurvedico. Qui al Centro Benessere Camelia è già tutto pronto per la tua seduta di benessere.

Sii esaustivo su come raggiungere il tuo indirizzo senza intoppi.
Sei all’interno di una ZTL? Dai tutte le indicazioni del caso per non incappare in una multa.
Ti rivolgi a un viaggiatore che dovrà affrontare un percorso lungo? Suggerisci il casello autostradale più comodo, oppure comunica la strada più suggestiva e panoramica per arrivare da te.
Sei in una grande città? Aggiungi una specifica relativa al parcheggio. Offri un posteggio gratuito nella tua struttura o azienda? Ancora meglio, abbi cura di raccontarlo!
Infine Alessandra ricorda che puoi parcheggiare direttamente nei posti auto qui davanti 😉

Proponi servizi ancillari

Non solo finalità informativa, ma anche attitudine commerciale.
L’email di benvenuto ti aiuta nelle attività di up-selling e cross-selling e si trasforma in un canale per proporre al tuo pubblico eventuali servizi ancillari.
Scendi nello specifico e racconta chi sei e cosa offri in più rispetto all’esperienza già riservata. Amplia il dialogo e mostra quanto sei speciale in ogni tuo prodotto.
Ecco alcuni esempi pratici.

Cara Alessandra sai che qui al Centro Benessere Camelia abbiamo appena lanciato la nostra nuova crema per gambe leggere con ingredienti 100% naturali?
Provala, non potrai più farne a meno per l’estate.

Ciao Giorgio, durante le date del tuo soggiorno si è liberata una Camera Superior con vasca idromassaggio panoramica sul terrazzo.
Siamo felici di riservartela con un piccolo supplemento di…
Se desideri procedere con l’upgrade della tua stanza rispondi a questa email.

Francesco, qui è già tutto pronto per accoglierti in camera e colazione dal… al… .
Desideri aggiungere la cena ai tuoi giorni di permanenza? Ti ricordiamo che il nostro Ristorante Girasole è aperto ogni sera dalle … alle… e ogni piatto è preparato con cura da Chef Paolo che ama portare in tavola il meglio dei prodotti locali e della cucina tradizionale.
Sbircia a questo link il menu del mese di luglio.

Comunica con il tuo tono di voce e poi invia!

Proprio come se stessi parlando al telefono con la persona che stai aspettando, anche nella Welcome Mail devi utilizzare un tono di voce che rispetta il tuo stile comunicativo.
Grazie all’editor Qualitando sei in grado di aggiungere immagini, icone, emoji e ovviamente link ipertestuali per eventuali approfondimenti.
Tu devi solo impostare il discorso, all’invio automatizzato ci pensa il software.
Il sistema di API permette di impostare la programmazione della Welcome Mail, mettendo la regola che tale messaggio deve essere inviato X  giorni prima dell’effettivo arrivo del tuo ospite/cliente. Hai in ballo una situazione particolare? In caso di necessità puoi gestire manualmente l’invio.

Tanti buoni motivi per impostare una Welcome Mail

Ricapitoliamo i vantaggi dell’invio di una Welcome Mail ben fatta:

  • Coccolare il tuo pubblico dal giorno zero
  • Sciogliere eventuali dubbi e informare a dovere
  • Raccontare i punti di forza della tua attività e incuriosire sui servizi ancillari che proponi
  • Ampliare l’esperienza virtuale del tuo pubblico prima ancora di dare il via a quella reale

Il messaggio automatizzato di benvenuto si interfaccia con tutte le altre funzionalità Qualitando come Web App, Hotspot Wi-Fi, Newsletter, Recensioni.
Vuoi scendere nel dettaglio ed esplorare con uno dei nostri tecnici tutti i vantaggi della Welcome Mail?
Contattaci, il nostro team di esperti è felice di risponderti.

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